İş yazışmaları ve şirket çalışanları arasında gün içinde gerçekleşen kurumsal mailleşmeler zamanımızın büyük bir bölümünü kapsamakta ve oldukça önemli bir yer taşımaktadır. Özellikle üst yöneticilerimize mail atarken önemle dikkat etmeniz gereken birtakım kurallar vardır.
Gelin bu kurallara yakından bakalım!
- Önceliğiniz açılan beyaz ekranda doğru mail formatını seçmek olsun. Doğru mail formatını öğrenin. Her kurumun iş yapış şekilleri, kurum kültürü farklıdır. Bu nedenle yeni girdiğiniz şirkette mailleri nasıl bir formatta kullandıklarını öğrenmeye çalışın. Bu size zaman kazandırır. Örneğin; Tahoma punto 10 seçen bir şirket içinde çalışıyor olabilirsiniz.
- Mail başlangıçlarında en doğru kelimelerden biri ”Merhaba”dır. Kısaltma kalıplarından kaçınmanız gerekmektedir.
- Mail içinde tüm harfleri büyük kullanmak uzak ve yazılı iletişim için mobbing kapsamında değerlendirilir.
- Kurumsal maillerde emoji kullanımı ve esprilerden kaçının. En samimi iş arkadaşınız olsa bile gönderdiğiniz yazının ikinizin arasında gizli bir iletişim değil kurumsal bir marka üzerinden sağlanan bir iletişim şekli olduğunu unutmayın.
- CC’ye ekleme ve BCC’ye ekleme özelliklerini öğrenin. Eğer konunun yetkili ve ilgili diğer mercilerce bilinmesine ve pratikte hemen sonuca ulaşmasını istiyorsanız CC, eğer konunun CC’ye eklediğiniz kişiler dışında BCC’de olmasını istediğiniz başka bir yetkili varsa ve bu kişinin CC listesindeki kişiler tarafından bilinmesini istemiyorsanız bu kısmı düşünülen yetkili kişi için kullanabilirsiniz. Bu alanı çok doğru kullandığınıza emin olun. Kimse hakkında dedikodu yapmayın. Kim bilir sizin görmediğiniz BCC’de yer alan bir yetkili sizi izliyor olabilir.
- Anlatacağınız konuyu kısa ve net bir şekilde yazın.
- Mailin kim tarafından gönderildiği belli olması adına Outlook kullanıcısı maillerin Outlook kullanımı esnasında doğru ad soyad ile katılım göstermeleri daha sağlıklı olacaktır. Maili alan kişi mailin kim tarafından gönderildiğini anlayamazsa mailinizi açmadan silebileceğini unutmayın.
- Gönderilen bir mailde karşı tarafın ilk göreceği bölüm sizin konu bölümüne yazdığınız bölümdür. Anlatmak istediğinizi konu başlığında en fazla 4-5 kelime ile özetleyerek not edin. Konusuz mail gönderiminden kaçının.
- Meilinizi yazarken uygun bir dilde selamlayarak başlayın. Şirket için dengeleri ast-üst ilişkisini düzenli kullanın ve önemseyin ve yazınızda bunu hissettirin.
- Dilbilgisi kurallarına dikkat edin.
- Ek yazımları, noktadan sonra bir boşluk bırakarak yazıya devam etmeler ve aradaki boş satırların okunmayı kolaylaştıran püf noktalar olduğunu unutmayın.
- Bitirmeden önce mutlaka imza kullanın. İmza kurumsal maillere şeffaflık sağlayıcıdır. İmzaya koyacağınız telefon, adres, eposta, web adresi gibi bilgiler ilgili kişinin size eposta dışı yollardan da ulaşılmasını sağlayacaktır. Şirketlere standart haline getirilen ortak bir imza tanımlaması kullanın. Şirket e-imzanız yoksa ad ve soyadının dışında şirketinize ait sloganı ekleyebilirsiniz.
- Son olarak göndermeden önce okuyun, gözden geçirin, ekli dosyalarınız varsa MB oranlarını ve bir defada ne kadarlık bir yükleme yapabileceğinizi mailinizi göndermeden önce öğrenin. Bazı şirketler 25 bazı şirketler 15 mb dan fazla dosya yüklemesini meil içinde kabul etmemektedir. Bu tarz sorunlarla karşılaştığınızda yüklü dosyaları bölebilir veya ftp üzerinden gönderimini sağlayabilirsiniz. FTP Türkçe anlamıyla dosya gönderim protokolüdür. Dosya alışverişi sağlayan bu protokol ile iki bilgisayar arasındaki dosya transferleri sağlanır.
Her ne kadar telefon en hızlı iletişim aracımız olsa ve o tercih edilse de yazılı iletişim de meiller bir o kadar önemlidir. Kurumsal dünyada alınacak her onayın yazılı meil sonrası verilmesinin en doğru sonucu vereceğine inanın. Amacınıza uygun iletişim aracına karar verin ve uygulayın.
BAHAR5ER 