İç iletişim çalışmaları çalışanlara aitlik hissi verir. Kurum içerisinde doğru ve sistematik görevlerle yükselindiğinde çalışanların işyeri sadakatini arttırdığı ve işlerine daha özen gösterdikleri bilinmektedir. Bu nedenle iç iletişim kurgusu oluştururken kurum hakkındaki tüm gelişmelerden çalışanlar belirlenmiş yöntemlerle düzenli olarak haberdar edilmelidir. İç iletişim doğru planlandığında;

• Çalışanlar arası uyum ve koordinasyon sağlar
• Kurumsal bağı arttırır
• Şirket bilgisini korur.

İç iletişim bir organizasyon içerisindeki tüm departman çalışanları için yapılır. Bu nedenle çalışanların neye ihtiyacının olduğu ve yapılacak herhangi bir iletişim çalışması ile neye ulaşılmak istenildiğinin ölçümlenmesi gerekmektedir.

İç İletişimin Amacı Nedir?

• Özgün, kendine özel kuralları olan işyeri izlenimi sağlamak,
• Çalışanlarında aitlik duygusunu öne çıkarmak,
• BİZ sadakatini etkin hale getirmek,
• Doğru iletişim kanalını kullanarak istenilen mesajı yönlendirebilmektir.

Kurum İçi İletişim Faaliyetleri temelde,

• İç iletişim dergileri
• Duyuru Panoları
• Broşürler
• İletişim elçileri
• Intranet
• Özel gün kutlamaları
• Ödül ve motivasyon programları
• Kurum çalışanları için eğitim seminerleri
• Kulüpler
• Öneri iletişim kutusu / anketlerinden oluşur.

Kurumsal İletişim Yöntemlerinden Nasıl Yararlanabiliriz?

Süreli iç iletişim yayınları ve Duyuru panoları: Haftalık, 15 günlük, 3 aylık sürelerle çıkarılan süreli yayınlardan şu şekilde yararlanılabilinir.

Bu tür yayınlarda kurum ile ilgili genelde şu konular üzerinde durulur.

• Çalışma yaşamı ile ilgili genel konular.
• Kurumun iç ve dış hizmetleriyle ilgili bilgiler. (Verilen hizmetle ilgili duygu ve düşünceler, sağlanan başarılar, kurumun orta vade de çalışma planlamalarından bilgiler)
• Kurumun sosyal sorumluluk projeleri
• İş ve sosyal güvenlik konuları ile ilgili bilgiler ve alınması gerekli önlemler.
• Kurum içi çalışan bağlılığı için gerçekleştirilen sosyal etkinlikler
• Çalışanların başarılarını anlatan kişiyi tanıtan yazılar
• Kurum içindeki özel bir günün (doğum günü, doğum veya bir başsağlığının duyurumunu sağlama
• Kurum ziyaretleri hakkında bilgilendirme

Tüm bu yayınların kurum içinde ilgiyle okunabilmesi için kurum hakkında çıkan haberlerin doğru verilmesi, güncel olması ve ilk bakışta abartıdan uzak ve haber yazım tekniklerine uygun hazırlanması gerekmektedir.

Kurumsal İletişimde Duyuru Panolarının Önemi

Kurum içi iletişim içerisinde sıklıkla kullanılan araçlardan biri diğeri duyuru panolarıdır. Duyuru panoları, az masraflıdır ve hızlı bir iletişim sağlar. Herkesin görebileceği bir yer de asılı olması gereklidir ve güncel ve kullanılan kağıdın temiz olmasına dikkat edilmesi gerekir. Duyuru panolarında renkli kâğıt kullanımı, karikatürler bilginin yayılmasında daha etkili olur.

Öneri İletişim Kutuları: Çalışanların kuruma yönelik görüşleri, öneri ve olabilecek şikayetleri için kullanılır. Buradan alınan bilgilerin yöneticiler tarafından ciddi şekilde değerlendirilmesine ve sonuçlandırılması gereklidir.

Eğitim Seminerleri: Kurumlarda gerçekleştirilen konferans veya seminerler kurum içi etkileşim sağlar.  Bu tür toplantılarda çalışanlar yöneticilerini görür yönetim arasındaki ilişkiler olumlu yönde etkilenir. Kurum için düzenlenen eğitim programlarının kurum dışında yapılması düşünüldüğünde ayrıca sosyal programlara da yer verilmesi ve ilgili çalışmaların yürütülmesi sağlanmalıdır.

Broşür: Az sayfalı ve bol resimli olarak iki ayrı amaç üzerine hazırlanır. Genel amaçlı broşürler, kurumun olumlu imajını yaratmaya yönelik, daha çok kurumu anlatan broşürlerdir. Özel amaçlı broşürler ise belirli hedef kitleye özel hizmetleri anlatan broşürlerdir. Bir broşürün en önemli sayfası ön ve arka kapaktan oluşur. Broşür ele alındığında okuyucuların dikkati ilk bu sayfada toplanır. Bu alanda ilgili çekici bir görsel malzemenin olması gereklidir. Önemli konular için sayfanın iç kısmından yararlanılır. Yazılar, fotoğraf, vektörel düzenin uyum içinde olması sağlanmalıdır.

Yıllık Raporlar: Kurumun bir yıl içinde gerçekleştirdiği çalışmalarının anlatıldığı bir yayın türüdür. Kurumun tarihçesi, yönetim bilgilendirmesiyle birlikte faaliyet gösterdikleri alan ile ilgili sorunlar, ülke ekonomisi, hakkında detaylı araştırmaların yer aldığı bir yayın türünden oluşur. Toplumsal sorumluk uzantısı olarak değerlendirilen yıllık raporlar hem kurum içi iletişim hem de bir halkla ilişkiler aracı olarak da iletişim üzerinde etki gösterir.

Kurum İçi İletişim Sorumlusu Hangi Departman Adıyla Görev yapar?

Günümüzde birçok şirketin kurum içi iletişim çalışmalarını halen insan kaynakları birim üzerinden gerçekleştirildiği ve kurumsal iletişim departmanından süreçle ilgili destek alındığı görülmektedir. Her iki birimin çalışma alanının temelinde insan ve bilgi yönetimi vardır ve üst yönetim ile sürekli iletişim halindedirler. 

Kurum İçi Toplantılar Neden yapılır?

Toplantılar, bir kurum içinde gerçekleştirilmesi istenen amaç ve hedefler için çift yönlü iletişim hakkı sunar. En önemli özelliği, toplantıya katılan bir çalışanın kendi görüşlerini söyleyebilmesini sağlar. Toplantı sırasında olası tartışmaların yaşanmaması için iyi bir plan ve sürdürülebilir bir müzakere yönetimine ihtiyaç vardır.

Kurumsal İç İletişim Toplantı Planı Nasıl Hazırlanmalıdır?

Toplantının konu ve hedefleriyle birlikte niçin yapılacağı değerlendirilmeli, iyi bir toplantı verimi sağlayabilecek kişi sayısı oluşturulmalı. Bu konudaki çalışmalar pizza dilimi tabiri ile toplantının en fazla 8 kişi ile yapılması halinde en iyi verimin alınabileceğini söyler. Toplantı yeri, kullanılacak ekipman ve etkinlik süreç planı belirlenir. Toplantı zamanlaması ve katılabilecek kişilerin zamanlamaya uymasının yazılı teyit edilmesi beklenir.