Kategori arşivi: Zaman Yönetimi

ZAMAN YÖNETİMİ VE STRATEJİK HEDEFLERİMİZ

Zaman bir işin veya bir hareketin geçmişten bugüne sürdürdüğü ve gelecekte kendi varacağı süreyi belirleyen bir sürekliliktir. Zaman yönetimi bu sürenin etkin ve etkili bir şeklide kullanımı ve denetlenme sistemidir.  Zaman; yenilenmesi, saklanması, satın alınması mümkün olmayan bir kaynaktır ve pahalıdır.

Peter Drucker “Zaman doğru yönetilemiyorsa hiçbir şey doğru yönetilemiyor demektir.” der.

Günümüzün hızlı yaşam süresince zaman sadece tüketilir. Zaman içinde belli bir süre içerisinde bir eylem barındırır. Sürekli ve değişkendir. Farklı durumsal olgulara karşı farklı zaman çeşitleri vardır.

Zaman Türleri Nelerdir?

zaman yönetimi, hedef kitle, plan, strateji, işletme
Etkin zaman yönetimi ile verimli hayat!

1-Gerçek Zaman:

  • Ölçülebilen ve gözlemlenebilen bir zaman türüdür.
  • Saat kavramına üzerinden hareket eder.
  • Gece ve gündüzden yola çıkılarak ay ve güneşin hareketlerine göre fiziksel olarak gözlenebilir.
  • Nesnel herkes için net bir gerçekliği yansıtır. Bir işin üzerinden bir saat geçmiş ise bu herkes için bir saattir. Algılanan zaman farklı olabilir ama gerçek zaman objektiftir.

2-Algılanan Zaman

  • Gerçek zaman dışında kişinin psikolojik anlamda algıladığı zamandır.
  • Bireyden bireye herhangi bir durumdan karşı değişiklik gösterebilir.
  • Durumsaldır ve öznel gerçekliğe dayanır. Birey gün içinde sıkıldığın da, veya olmasını istediği bir şeyi beklediğinde zaman yavaş geçer. Aynı süre bu gibi durumlarda sürenin uzadığını hissettirir.
  • Keyifli ve mutlu bir ortamda ise zamanın çok hızlı geçtiği hissi gerçekleşir.
zaman yönetimi, hedef kitle, plan, strateji, işletme
Zamanında gerçekleştireceği hedefleri olmalı bir insanın…

3-Biyolojik Zaman

  • Bedensel algılanan zamandır.
  • Kişilerin kendiliğinden uyanması veya kuşların göç zamanı hareketleri canlıların biyolojik zamanlarıyla ilgilidir.
  • Süreç içerisinde kazanılmış alışkanlıklara göre uyarlanabilir.

4-Ekonomik Zaman

  • Ekonomik yönden zaman bir ölçü birimidir.
  • Emeğin karşılığı ücret ödemeleri saat, gün, hafta, ay üzerinden hesaplanır.
  • Faiz ödemesi için belli zaman dilimleri göz önünde bulundurulur.
  • Zaman, bir işletme için verimlilik ölçüsüdür. Aynı zamanda çalışma sürelerinin düzenlenmesi, hastalık, vefat, yıllık izin süreleri gibi devam oranlarını gösteren tablolar için düzen sağlamaktadır.

Zaman Yönetimi Aşamaları Nelerdir?

zaman yönetimi, hedef kitle, plan, strateji, işletme
Zaman geçiyor peki ya sen?

Zaman yönetimi gelecek yıl planlamalarını da kapsayan bir bütünsel bir çalışmadır. Her işletmenin gelecekteki olabilmeyi arzuladığı bir amacı vardır.  Gelecekte olmak istediği yeri görebilmek ve şimdiden kendi iş yaşamını devam ettirecek bir misyon seçer. Etkili bir zaman yönetimi için öncelikle misyon belirlenmesi gerekir. Hedeflere ulaşıldığında misyon da tamamlanmış olur. Kurumsal ve bireysel tüm stratejik hedefler, kurumun veya bireyin misyonunu üzerinden hazırlanmalıdır. Bu durumu sağlamak için zaman yönetiminde stratejik düşünme becerisi kazanmak da önemlidir.

Zaman yönetiminin en önemli aşaması planlamadır. Misyon ve hedeflerin belirlenmesinden sonra, bu hedeflere ulaşımı sağlayan planlar yapılarak etkin zaman yönetimi kurgulanır. Planlar içerisinde stratejik hedefler kısa süreli ve uzun süreli hedefler olarak iki şekilde yer alır. Hedeflere ulaşmanın yolları da bu planlamaya bağlıdır. 

Kısa Süreli Hedefler: Uzun süreli hedeflerin belli periyotlara bölümüdür.  Altı aylık veya bir yıllık periyotlara bölünen hedefler kısa süreli hedeflerdir.

Uzun Süreli Hedefler: Genellikle beş yıla bölünen ve uzun süreleri kapsayan hedeflerdir

Zamanımızı Nasıl Kontrol Ederiz?

Zamanı kontrol edebilmenin anahtarı iyi bir zaman planlaması yapmaktır.

zaman yönetimi, hedef kitle, plan, strateji, işletme
Zamanı tutmayı dene!
  • Var olan sorumluluklarımızı belirleyerek öncelik ve amaç sıralaması yapın.
  • Gereksiz hareketleri eleyin. Mümkün olduğunca zamanı görevlerinize uygun süreler eşliğinde dağıtın.
  • Haftalık ve günlük zamanınızı planlayın
  • Ekstra olaylar için alan yaratın
  • Enerjinizi pozitif ve dengeli bir şekilde kullanmaya özen gösterin.
  • Engeller olacaktır. Bunları düzenleyin ve azaltmaya çalışın.

Zaman Engelleri Nelerdir, Bunları Nasıl Aşarız?

Zaman verimini olumsuz etkileyen her etmen zaman engeli olarak karşımıza çıkar. Bunlardan en önemlileri;

  • Gereksiz ayrıntılarla uğraşmak
  • Hayır diyememek size zaman kaybetirirken, hayır diyebilmek çok şey kazandırabilir.
  • Verimsiz rutin toplantılar
  • Kararsızlık
  • Yetki verememek
zaman yönetimi, hedef kitle, plan, strateji, işletme
Hedef koy!
  • Dağınık düzen
  • Plansızlık ve öncelikleri belirleyememek
  • İşi yarım bırakma alışkanlığı
  • Kendini fazla işe adayarak istem dışı odaklanma
  • Acelecilik
  • Özdenetim eksikliği
  • Dikkat eksikliği
  • İş ortamından kaynaklı fiziksel sorunlar
  • Ekstra ziyaretçiler
  • İşi geciktirme olarak özetlenebilir.

Engellere Karşı Etkin Bir Zaman Yönetimi

zaman yönetimi, hedef kitle, plan, strateji, işletme
Zaman avucunun içinde onu kullanmasını iyi bil!

Etkin bir zaman yönetimi yapmamızda bize yardımcı olacak bazı ipuçları vardır. Bunlar için yapılacak sistemli her çalışma bizi daha ileriye götürecektir.

  • Her iş için ilgili sırada öncelikleri belirleyerek bir plan yapma alışkanlığı geliştirme
  • İşleri yarım bırakmamak ve ertelemekten kaçınmak
  • Ast ve üst yetki devrinin iş tanımının iyi bilgilendirmiş olması
  • Ziyaretçi ve telefon, toplantı düzenlemesi
  • Sağlıklı bir çalışma ortamının yaratılması

Zamanı iyi kullanma yöntemleri nelerdir?
Gün içerisinde öncelikli işleri öne almamız bize zaman kazandıracaktır. Önem ve gereksiz işlerin ayrımını yaparak asıl hakim olduğumuz görevde daha etkin olabiliriz. İşleri devredebileceğimiz bir çalışan bulmak iş düzenimizi kolaylaştırabilir.

Yoğun bir çalışma döneminde zaman nasıl daha verimli kullanılabilir?
Çalışanların yöneticilerle, personelle, müşterilerle genel görüşme yaparken belli saat dilimleri belirlemesi kişiye zaman kazandırmaktadır. Sık görüşülen departmanların işletme içerisindeki odalarının yakınlığı ortak toplantı süreçlerini kolaylaştırır. Günlük işlerin önem ve öncelik sırasının belirlenmesi diğer çalışmalarınız için sizi rahatlatır ve odak noktanızı muhafaza etmenizi sağlayan yöntemlerdendir.

Yönetsel zaman nedir?
Kişinin veya bir yöneticinin yerine getirmek üzere olduğu görevleri için kullandıkları zaman türüdür. Etkin bir zaman yönetimi yaşam kalitesini arttırır. Etkili ve verimli kullanılan her zaman kişiye alışkanlık yönetimi kazandırır.

ETKİN ZAMAN YÖNETİMİ NASIL OLMALI?

Doğru ve etkili bir zaman yönetimi özellikle çalışma hayatında, karşılaşılan zorlukları ve iş yoğunluğunu azaltabilmektedir. Yapılan araştırmalar sadece iş hayatında değil hayatımınız her alanında etkin olan zaman yönetiminin bizi üstlendiğimiz her işte başarılı kılacağının görüşündedir.

Zaman Nedir?

Zaman, insanoğlunun ortak saat dilimleri belirleyerek hareket ettiği yaşamını buna göre kurguladığı bir dönüşüm. Hayatımızda sadece an’ların var olduğunu düşünelim. Sonrasında bunu geçmiş, şimdi ve gelecek şeklinde ayırdığımızda zaman bir olay ya da durumun olma vaktini de belirlediğimiz bir durum olarak karşımıza çıkmaktadır. Soyut bir kavram olan zaman yönetimi, somut veriler haline geçirilerek anları verimli kullanma halidir. Zamanın önemini anlatan ve bilinen en önemli yazı şu şekildedir.

  • Bir yılın değerini; final sınavını geçememiş bir öğrenciye sor.
  • Bir ayın değerini; erken doğum yapmış bir anneye sor.
  • Bir haftanın değerini; haftalık bir gazetenin editörüne sor.
  • Bir saatin değerini; buluşmak için bekleyen aşıklara sor.
  • Bir dakikanın değerini; treni, otobüsü ya da uçağı kaçıran birine sor.
  • Bir saniyenin değerini; bir kazadan sağ çıkan birine sor.
etkin zaman yönetimi
Zamanını yönet.

Etkin Zaman Yönetimi Nasıl Yapılır?

Sabah yataktan kalkıp akşam yatarken ki 24 saatlik süreç içinde genelde kişilerin rutine bağlı kalarak yaptıkları işler vardır. Günde hemen hemen herkesin 8 saat uyuduğunu varsayarsak makyaj, traş, 3 öğün yemek, işe gidiş geliş de yol da geçirilen yolculukların hepsi 24 saatlik zaman içerisinde sabit kalarak yapılıyor. Sadece kendimize ayırdığımız ve yapmamız gereken işler farklılaşabiliyor fakat zaman aynı kalıyor.

Herkesin toplam bir günde 24 saati var. Peki bu zaman yönetimi nasıl verimli kullanılabilir, Nasıl zamanımızı verimli hale getirebiliriz? Bu sorulara cevap aradığımızda zamanı verimli kullanmak ve bir zaman planlaması yapmanın kişiden kişiye değiştiğini gözlemleyebiliyoruz.

Doğru Zaman Planlaması Nasıl Yapılır?

Zaman yönetimi için planlama kesinlikle yazarak yapılması gerekmektedir. Yazılı olan kağıda dökülen her notun hem motive gücü artmakta hem de hatırlanması adına kalıcı bir yöntem olduğu gözlemlenmektedir. Zaman planlaması yaparken;

  • Amacımızın ne olduğu tam olarak belirtilmeli, günlük, haftalık, aylık ve yıllık periyotlar halinde de netleştirilmesi gerekmektedir.
  • Yapılan plan sonrası yeniden yıl içinde önem arz eden işler gözden geçirilip aylık olarak özel planlamalar yapılmalıdır.
  • Haftalık planlar içinde öncelikler belirlenmelidir. Hangi işin veya bir konunun daha önemli olduğu belirlenip hangi saatte o işe yoğunlaşmış olunabileceği planlama içerisinde yer alabilir. Bunların mutlaka iş hayatı ile ilgisi olması gerekmez. 
  • Zaman yönetimini tüm hayatımız için verimli yönetmeliyiz. Kuaföre gitme, arabayı temizletme, toplantılar, raporları bir misafirle yemek yeme vb. tüm işlerin planlandığı bir ajanda sistemi zamanımızı çalan enerji vampirlerinden ayırır.

Enerji vampirleri nedir?

Enerji vampirleri hayatımızın her alanında bizi sömüren, vakit çalan birtakım işlere verilen isimdir. Bunlara her ne kadar bağlı kalmıyor olsak da maruz kalabiliyoruz. 

zaman yönetimi
  • İş dışında veya önemli olmayan her konu için öylesine gerçekleştirdiğimiz telefon konuşmaları
  • Gün içinde eğer ki o mecrada işimiz yoksa ve bunun parasal anlamda bize bir getirisi yoksa dahi içinde keyifle kaybolduğumuz sosyal medya, 
  • Beklenmeyen misafirler, 
  • Sonuca ulaşamayan ama gerekli görülen toplantılar, 
  • Düzensizlik, 
  • Kararsızlık ve hemen organize olamama, 
  • Hemen her işte olmayı isteme durumu, 
  • Görevleri devredememe, 
  • Stres veya sağlık sorunları 

Bunları Yaşamamak Adına Günlük Zaman Yönetiminde Neler Yapmalıyız?

İşleri küçük bölümlere ayırabiliriz. En verimli çalıştığımız saatler belirlenebilir. Yapılacak işler öncelikli, acil, önemsiz ve gereksiz şeklinde sıralanabilir. Genellikle zaman yönetimi eğitimi içinde anlatılan yöntemler de gözden geçirilmeli ve kendimize uyarlanabilir şekilde planımızı oluşturabilmeliyiz.

  • Acil ve Önemli İşler
  • Acil Olmayan ama Önemli İşler
  • Acil ama Önemsiz İşler
  • Acil Olmayan ve Gereksiz İşler
  • Başladığınız işi bir tamamlamaya gayret edin. Ve her 1 saate 10 dk. mola verilebilir. Veya siz de 20dk ‘ya bir mola “pomodore” tekniğini kullanabilirsiniz.
  • Veya yaptığınız plana sadık kalarak zor işleri önce yapıp sevdiğiniz işleri sona saklayabilirsiniz.
  • Olağan bir gününüz için harcadığınız zaman dilimini not edin.
  • Aynı anda birden fazla iş yapabilirsiniz. Sizin işin uygun olanları listeleyin.
  • Önemli görüşmelerinizi sabah saatlerinde yapın ve sık sık not alın.

Zaman her ne kadar göreceli bir kavram olarak karşımıza çıksa da herkes için çok değerli. Etkin bir zaman yönetimi için zaman kaybetmeyin harekete geçin ve bahanelerinizden kurtulun.