Zaman bir işin veya bir hareketin geçmişten bugüne sürdürdüğü ve gelecekte kendi varacağı süreyi belirleyen bir sürekliliktir. Zaman yönetimi bu sürenin etkin ve etkili bir şeklide kullanımı ve denetlenme sistemidir.  Zaman; yenilenmesi, saklanması, satın alınması mümkün olmayan bir kaynaktır ve pahalıdır.

Peter Drucker “Zaman doğru yönetilemiyorsa hiçbir şey doğru yönetilemiyor demektir.” der.

Günümüzün hızlı yaşam süresince zaman sadece tüketilir. Zaman içinde belli bir süre içerisinde bir eylem barındırır. Sürekli ve değişkendir. Farklı durumsal olgulara karşı farklı zaman çeşitleri vardır.

Zaman Türleri Nelerdir?

1-Gerçek Zaman:

• Ölçülebilen ve gözlemlenebilen bir zaman türüdür.
• Saat kavramına üzerinden hareket eder.
• Gece ve gündüzden yola çıkılarak ay ve güneşin hareketlerine göre fiziksel olarak gözlenebilir.
• Nesnel herkes için net bir gerçekliği yansıtır. Bir işin üzerinden bir saat geçmiş ise bu herkes için bir saattir. Algılanan zaman farklı olabilir ama gerçek zaman objektiftir.

2-Algılanan Zaman

• Gerçek zaman dışında kişinin psikolojik anlamda algıladığı zamandır.
• Bireyden bireye herhangi bir durumdan karşı değişiklik gösterebilir.
• Durumsaldır ve öznel gerçekliğe dayanır. Birey gün içinde sıkıldığın da, veya olmasını istediği bir şeyi beklediğinde zaman yavaş geçer. Aynı süre bu gibi durumlarda sürenin uzadığını hissettirir.
• Keyifli ve mutlu bir ortamda ise zamanın çok hızlı geçtiği hissi gerçekleşir.

3-Biyolojik Zaman

• Bedensel algılanan zamandır.
• Kişilerin kendiliğinden uyanması veya kuşların göç zamanı hareketleri canlıların biyolojik zamanlarıyla ilgilidir.
• Süreç içerisinde kazanılmış alışkanlıklara göre uyarlanabilir.

4-Ekonomik Zaman

• Ekonomik yönden zaman bir ölçü birimidir.
• Emeğin karşılığı ücret ödemeleri saat, gün, hafta, ay üzerinden hesaplanır.
• Faiz ödemesi için belli zaman dilimleri göz önünde bulundurulur.
• Zaman, bir işletme için verimlilik ölçüsüdür. Aynı zamanda çalışma sürelerinin düzenlenmesi, hastalık, vefat, yıllık izin süreleri gibi devam oranlarını gösteren tablolar için düzen sağlamaktadır.

Zaman Yönetimi Aşamaları Nelerdir?

Zaman yönetimi gelecek yıl planlamalarını da kapsayan bir bütünsel bir çalışmadır. Her işletmenin gelecekteki olabilmeyi arzuladığı bir amacı vardır.  Gelecekte olmak istediği yeri görebilmek ve şimdiden kendi iş yaşamını devam ettirecek bir misyon seçer. Etkili bir zaman yönetimi için öncelikle misyon belirlenmesi gerekir. Hedeflere ulaşıldığında misyon da tamamlanmış olur. Kurumsal ve bireysel tüm stratejik hedefler, kurumun veya bireyin misyonunu üzerinden hazırlanmalıdır. Bu durumu sağlamak için zaman yönetiminde stratejik düşünme becerisi kazanmak da önemlidir.

Zaman yönetiminin en önemli aşaması planlamadır. Misyon ve hedeflerin belirlenmesinden sonra, bu hedeflere ulaşımı sağlayan planlar yapılarak etkin zaman yönetimi kurgulanır. Planlar içerisinde stratejik hedefler kısa süreli ve uzun süreli hedefler olarak iki şekilde yer alır. Hedeflere ulaşmanın yolları da bu planlamaya bağlıdır. 

Kısa Süreli Hedefler: Uzun süreli hedeflerin belli periyotlara bölümüdür.  Altı aylık veya bir yıllık periyotlara bölünen hedefler kısa süreli hedeflerdir.

Uzun Süreli Hedefler: Genellikle beş yıla bölünen ve uzun süreleri kapsayan hedeflerdir

Zamanımızı Nasıl Kontrol Ederiz?

Zamanı kontrol edebilmenin anahtarı iyi bir zaman planlaması yapmaktır.

• Var olan sorumluluklarımızı belirleyerek öncelik ve amaç sıralaması yapın.
• Gereksiz hareketleri eleyin. Mümkün olduğunca zamanı görevlerinize uygun süreler eşliğinde dağıtın.
• Haftalık ve günlük zamanınızı planlayın
• Ekstra olaylar için alan yaratın
• Enerjinizi pozitif ve dengeli bir şekilde kullanmaya özen gösterin.
• Engeller olacaktır. Bunları düzenleyin ve azaltmaya çalışın.

Zaman Engelleri Nelerdir, Bunları Nasıl Aşarız?

Zaman verimini olumsuz etkileyen her etmen zaman engeli olarak karşımıza çıkar. Bunlardan en önemlileri;

• Gereksiz ayrıntılarla uğraşmak
• Hayır diyememek size zaman kaybetirirken, hayır diyebilmek çok şey kazandırabilir.
• Verimsiz rutin toplantılar
• Kararsızlık
• Yetki verememek

• Dağınık düzen
• Plansızlık ve öncelikleri belirleyememek
• İşi yarım bırakma alışkanlığı
• Kendini fazla işe adayarak istem dışı odaklanma
• Acelecilik
• Özdenetim eksikliği
• Dikkat eksikliği
• İş ortamından kaynaklı fiziksel sorunlar
• Ekstra ziyaretçiler
• İşi geciktirme olarak özetlenebilir.

Engellere Karşı Etkin Bir Zaman Yönetimi

Etkin bir zaman yönetimi yapmamızda bize yardımcı olacak bazı ipuçları vardır. Bunlar için yapılacak sistemli her çalışma bizi daha ileriye götürecektir.

• Her iş için ilgili sırada öncelikleri belirleyerek bir plan yapma alışkanlığı geliştirme
• İşleri yarım bırakmamak ve ertelemekten kaçınmak
• Ast ve üst yetki devrinin iş tanımının iyi bilgilendirmiş olması
• Ziyaretçi ve telefon, toplantı düzenlemesi
• Sağlıklı bir çalışma ortamının yaratılması

Zamanı iyi kullanma yöntemleri nelerdir?
Gün içerisinde öncelikli işleri öne almamız bize zaman kazandıracaktır. Önem ve gereksiz işlerin ayrımını yaparak asıl hakim olduğumuz görevde daha etkin olabiliriz. İşleri devredebileceğimiz bir çalışan bulmak iş düzenimizi kolaylaştırabilir.

Yoğun bir çalışma döneminde zaman nasıl daha verimli kullanılabilir?
Çalışanların yöneticilerle, personelle, müşterilerle genel görüşme yaparken belli saat dilimleri belirlemesi kişiye zaman kazandırmaktadır. Sık görüşülen departmanların işletme içerisindeki odalarının yakınlığı ortak toplantı süreçlerini kolaylaştırır. Günlük işlerin önem ve öncelik sırasının belirlenmesi diğer çalışmalarınız için sizi rahatlatır ve odak noktanızı muhafaza etmenizi sağlayan yöntemlerdendir.

Yönetsel zaman nedir?
Kişinin veya bir yöneticinin yerine getirmek üzere olduğu görevleri için kullandıkları zaman türüdür. Etkin bir zaman yönetimi yaşam kalitesini arttırır. Etkili ve verimli kullanılan her zaman kişiye alışkanlık yönetimi kazandırır.